Vaak kan een overheid niet alles zelf,maar is er medewerking van anderen nodig. Bedrijven die iets moeten doen om gezamenlijk te plannen of die kunnen winnen door tegelijk met de overheid te investeren.
Een voorbeeld is de veiligheid. Als in een bepaald gebied meer inbraken voorkomen, is het handig om gezamenlijk iets te doen omdat de politie afhankelijk is van anderen. Denk aan het meer patrouilleren van de politie en tegelijk het eigen huis beter beveiligen of als bedrijf betere verlichting en rolluiken installeren.
Een ander voorbeeld is vervuiling met zwerfvuil. Het is goed om niet alleen boetes uit te delen, maar ook partijen te vragen om zelf op te letten wat zij doen met hun afval, misschien ook op scholen extra aandacht besteden en mensen op hun gedrag aanspreken.
Goed proces
Een goed proces voor besluitvorming met andere organisaties vereist zorgvuldige planning, open communicatie en een gezamenlijke aanpak. Hier zijn enkele sleutelfactoren om ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt:
1. Duidelijke doelen en verwachtingen
– Bespreek gezamenlijk wat het probleem of de kans is om te zien welke verschillende inzichten er zijn
– Bespreek gezamenlijke doelen: Zorg ervoor dat alle betrokken organisaties minstens dezelfde doelen voor ogen hebben en elkaar niet tegenwerken.
– Verwachtingsmanagement: Maak duidelijk wat ieders rol is, welke bijdragen nodig zijn, en hoe beslissingen genomen worden.
2. Betrek alle stakeholders
– Inclusieve participatie: Zorg ervoor dat alle relevante organisaties en stakeholders vanaf het begin betrokken worden.
– Stakeholderanalyse: Identificeer welke partijen invloed of belang hebben bij de besluitvorming en hoe zij betrokken kunnen worden.
3. Communicatie en transparantie
– Regelmatige overlegmomenten: Plan regelmatige vergaderingen of overleg om voortgang en knelpunten te bespreken.
– Accepteer verschillen: niet iedereen hoeft het helemaal eens te zijn over de samenleving, als er maar samen overeenstemming kan komen over methoden om het gezamenlijk doel te bereiken
– Transparante informatie-uitwisseling: Zorg ervoor dat alle partijen toegang hebben tot relevante informatie, rapporten en besluiten.
4. Gezamenlijke besluitvormingsstructuur
– Besluitvormingsregels: Definieer vooraf hoe besluiten genomen worden (bijv. consent (niemand overwegend bezwaar) consensus (iedereen eens), stemming) en wat de procedure is bij conflicten.
– Zoek steeds door of er meerdere opties zijn en waarin die bijdragen aan de doelen
– Coördinator of facilitator: Een neutrale partij kan helpen om het proces te leiden, bemiddelen in conflicten en ervoor zorgen dat iedereen gehoord wordt. Misschien iemand met gezag in de gemeenschap
5. Open cultuur van vertrouwen
– Vertrouwen opbouwen: Creëer een cultuur waarin organisaties elkaar vertrouwen, waar men open staat voor feedback en gezamenlijke verantwoordelijkheden erkent. Zie de personen, zorg dat zij zich gehoord en gezien voelen
– Begrip: Probeer steeds de ander te begrijpen voor u kunt verwachten dat u begrepen wordt
– Onderzoek: Gezamenlijk onderzoek naar de feiten werkt beter voor onderling vertrouwen in de uitkomsten van onderzoek
– Conflictbeheersing: Ontwikkel een aanpak voor het oplossen van meningsverschillen die escalaties voorkomt en oplossingen bevordert. Bijvoorbeeld door te vragen wat precies de bezwaren zijn en welke aanpassingen iemand zouden helpen en verder te komen.
6. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
– Aanpassingsvermogen: Het proces moet flexibel genoeg zijn om veranderende omstandigheden en nieuwe inzichten te kunnen verwerken. Als mensen bezwaren hebben vraag hen die te verduidelijken om zo de oplossingen te verrijken.
– Evaluatie en bijstelling: Regelmatige evaluaties van het besluitvormingsproces zorgen ervoor dat inefficiënties of problemen snel aangepakt worden.
– Vraag zo nodig kleine werkgroepjes met enkele leden met verschillende belangen om iets samen uit te werken voor de grotere groep.
7. Documentatie en opvolging
– Duidelijke verslaglegging: Zorg dat alle besluiten en gemaakte afspraken goed gedocumenteerd worden, zodat iedereen hierop terug kan vallen.
– Opvolging van acties: Stel deadlines voor afgesproken acties en zorg voor monitoring van de voortgang.
Bedrijven die investeren willen iets terug zien
Als partijen investeren, zorg er dan voor dat zij ook zien dat de investering hun doelen dichterbij brengt. Als bedrijven bijvoorbeeld activiteiten sponsoren, dan willen zij ook positieve aandacht. Als bedrijven en bewoners hun planning aanpassen willen zij ook op de planning van de overheid kunnen rekenen. Om te laten zien wat de resultaten zijn is het goed om ook geregeld gezamenlijk stil te staan bij de resultaten en vooruitgang te vieren.
Door deze stappen te volgen, kan het besluitvormingsproces tussen verschillende organisaties effectief, inclusief en transparant verlopen, wat zorgt voor meer draagvlak en betere samenwerking.
Terug naar samen besluiten
Terug naar hoofdpagina training