De startnotitie als hulpmiddel
Een participatietraject omvat meer dan alleen een bijeenkomst om meningen en ideeën op te halen. Daarom is het goed vooraf een aantal vragen voor uzelf kort te beantwoorden en in een startnotitie te zetten. Deze vragen die als handvat dienen helpen met het maken van zo’n startnotitie.
Het is geen vaste wet, per project kunnen vragen belangrijker of minder belangrijk zijn of nieuwe vragen opkomen. Participatie is niet altijd een mooi lineair proces, maar kent vaak cyclische elementen. Het gaat om een wijziging van wat uitgevoerd is, maar toch niet voldoet en dus moet worden aangepast. Of er is ineens minder geld beschikbaar. Er kunnen al eerder ideeën voor beleid zijn geweest en het beleid is nooit af. Streef niet naar volledigheid, maar ga aan de slag. Vooraf is nooit alles te plannen, het komt uiteindelijk toch niet altijd uit zoals je had gedacht. Het blijft mensenwerk en verrassend!
De elementen
- Aanleiding
Waar komt dit voorstel vandaan? (begroting, vragen van bestuur, vanuit de inwoners) Waarom komt het nu op? Is er een bepaalde politieke gevoeligheid waardoor het nu opkomt?
2. Probleem, kansen of mogelijkheden.
Wat is het probleem en wiens probleem is het? Is er een heldere probleemeigenaar of niet? Waarom is het een probleem? Zijn er cijfers en feiten rond het probleem die nodig zijn om er goed over te kunnen praten?
Benoem enkele mogelijke invalshoeken (politiek, maatschappelijk, juridisch, financieel, economisch etc.). Indien mogelijk en relevant: benoem de (mogelijke) oorzaken.
3. Doelen / resultaten
Formuleer antwoorden op de 3 W-vragen. Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen (of wat kunnen we daarvoor mogelijk doen)? Wat mag het kosten. Formuleer de doelen helder, zo concreet mogelijk, inclusief de tijd die het mag kosten.
4. Actoren
Welke mensen en organisaties zijn betrokken? Hebben zij al oplossingen ingebracht? Wat is hun belangrijkste perspectief en belang? Is er een politieke geschiedenis die relevant is? Zijn er eerder beloften of afspraken gedaan?
5. Proces
Verzamel informatie over actoren, wie zijn het, hebben ze een relatie met elkaar of mogen ze elkaar niet? Zijn er emoties die een oplossing of goed gesprek in de weg zitten? Bedenk wie je wanneer moet betrekken. Moet je vooraf gesprekken voeren om ergernissen aan te pakken? Welke deadlines zijn er? Is er voldoende personele ondersteuning?
6. Strategieën
Zijn er sturingsstrategieën die je inzet en in welke volgorde? Wanneer vraag je politieke sturing, wanneer is helderheide over de financiën nodig, wanneer communiceer je groot, wanneer in het klein?
7. Interactiviteit
Hoe regel je het politieke kader waarbinnen de deelnemers ruimte hebben om te besluiten of hun mening te geven, wie zijn er bij betrokken? Hoe ver mag of moet de betrokkenheid van inwoners of bedrijven gaan? Geven ze advies of consulteer je alleen? Moeten collega’s op bepaalde momenten in het proces inspringen? Zijn er bepaalde werkvormen die je kunt gebruiken?
8. Uitvoering / Implementatie
Wie gaat de uitvoering doen en is dat belangrijk? Wie volgt of de uitvoering gebeurt volgens de afspraken. Moeten burgers betrokken worden in de monitoring of juist niet? Met wie evalueer je de uitvoering en hoe leg je de evaluatie vast?
9. Handhaving
Als er afspraken zijn gemaakt die gehandhaafd moeten worden, wie doet dat dan? Heb je sanctiemogelijkheden als er niet wordt gehandhaafd? Voor welke dilemma’s kun je komen te staan (onafhankelijkheid, optreden bij kleine overtredingen, kosten versus baten)?
Streef niet naar volledigheid, maar ga aan de slag. Vooraf is nooit alles te plannen, het komt uiteindelijk toch niet altijd uit zoals je had gedacht. Het blijft mensenwerk en verrassend!
Terug naar hoofdpagina training